IBM Workplace Services Express 介绍

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级别： 初级

Ellen Tiberi, 技术编辑, IBM Corporation

2005 年 4 月 12 日

如果您还不熟悉 IBM Workplace Services Express 2.0，那么您可以通过本介绍文章来获知此协作平台是如何有益于您的组织。本文讲述了文档的创建和管理、Team Spaces、即时消息，等等。

IBM Workplace Services Express 作为协作软件，可以促进团队成员之间的通信，使他们可以更加高效地在一起工作，从而完成他们的项目和业务目标。通过访问相同的协作门户界面，用户可以访问他们的应用程序和共享在线工作区域，通过 Web 浏览器在任何计算机中创建、编辑和共享文档（在总公司、分公司、制造车间，等等）。用户不必与特定工作站绑定便能访问他们的数据。您可能会问：“那么这个软件与 IBM Workplace Collaboration Services 有什么不同呢？”这个问题问得很好。对比企业级 IBM Workplace 解决方案，Workplace Services Express 可以满足中小型企业（SMB）需要，因此它在 Workplace 世界中占据了自己的一席之地。

本文向您介绍了 IBM Workplace Services Express 2.0。高度概述了 Workplace Services Express 中的一些重要功能。本文适用于 Workplace Services Express 的系统管理员和新用户。

定义 IBM Workplace Services Express

因为中小型企业中的 IT 部门很小或几乎不存在，所以对于产品，一个通常重要的需要就是易于部署和操作。Workplace Services Express 可以快速、轻松地安装。安装程序比 IBM Workplace Collaboration Services 及其他 WebSphere Portal 产品简单，并要求安装程序回答很少的问题。有关安装过程中您可以看到的屏幕的图像说明，请转至 Workplace Services Express InfoCenter。

可以在 Micorsoft Windows 或 Linux 服务器上安装 Workplace Services Express，它支持基于浏览器的 Windows 或 Linux 客户机。

用户界面

Workplace Services Express 用户环境比 IBM Workplace Collaboration Services 的简单。默认情况下，界面有四个选项卡，对应于 Welcome、Mail、Team Spaces 和 Search 这四个页面。可以添加其他选项卡/页面，也可以定制 Workplace Services Express，但是即用功能使您可以拿来即用，并立即感受到效率和通信速度提高的好处。

Workplace Services Express 通过将 IBM Workplace Collaboration Services 中的 Workplace Team Collaboration 功能与 IBM WebSphere Portal - Express 功能和 Java 2 Enterprise Edition（J2EE）功能组合，并进行了重新定位。Workplace Services Express 包括 IBM (Lotus) Workplace 2.0.1 功能，如 Team Spaces（包括 Documents 和 Applications）、Workplace Builder、Workplace portlet（如 Team Calendar、Discussion 等）、即时消息和提醒。

除了这些来自我们现有产品的协作功能，Workplace Services Express 还添加了多个新的 Team Space 模板、许多新的主题（对于选项卡/页面具有多个不同的导航样式）和新的功能，如 Lists portlet 和控制板，从该控制板可以将 portlet 拖放到门户网站页面中，并根据需要对其进行安排。

对于邮件，可以集成现有后端邮件系统，如 Lotus Domino 或 Microsoft Exchange，并在 portlet 中显示电子邮件、日历及其他业务应用程序和内容，允许您从任何浏览器来访问它。请参阅本文后面的“邮件 portlet”部分。

Workplace Services Express 的一个重要功能是它可以利用现有产品部署，例如 Microsoft Office。通过新的 Document Manager Desktop Components 功能，Workplace Services Express 支持在 Microsoft Office 2000、XP 和 2003 中创建、阅读和编辑文档。可以对集中存储和管理的 Microsoft 文档执行原地编辑，从而其他团队成员可以访问和共享它们。

现在让我们进一步研究 Workplace Services Express 中的一些功能。

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Team Spaces

Team Space，一种 Workplace 应用程序，是一个共享在线工作区域，可以创建和优化该工作区域，以帮助团队成员尽可能快速有效地达到他们的项目目标。非常简单，它是指定用户可以访问的包含 portlet 的页面的集合。Workplace Services Express 提供了 12 个可以使用的 Team Space 模板，这些模板根据业务项目进行了设计和修改，从而可以率先开始进行自己的项目。这些模板可以提供结构和组织以及促进团队成员之间通信的各种方法。可以对从模板创建的 Team Space 进行定制。Team Space 为指定的用户组提供对下列各项的共享访问权：适当应用程序和文档、团队日历、在线聊天功能、论坛及其他帮助团队保持其项目有组织、最佳化和被跟踪所需的工具。

Team Space 创建者不必是管理员；没有必要访问 WebSphere Portal 管理功能。创建 Team Space 时，会将您指定为它的默认管理员；这使您可以对项目成员授予适当访问权限以及更改 Team Space 的名称、描述和外观。Team Space 管理员通过 Manage Members portlet 控制 Team Space 的成员资格。

默认情况下，有三个可用编录（或应用程序种类）：Team Spaces、Document Libraries 和 Applications。这不是新功能，但是用户界面与 IBM Workplace Collaboration Services 的稍微有所不同。顶级选项卡较少，根据选择的 Theme，编录可能纵向列在屏幕的左边，如图 2 所示。

Applicaiton 是 Team Space 的另一种风格。Team Spaces 和 Applications 选项卡包含（您可以猜到）您具有访问权限的 Team Space 和 Application。Applications 包括聊天室、讨论、事件计划和会议材料。

Documents 选项卡列出您具有访问权限的文档库。文档库非常有用，因为它们提供团队成员可以访问和共享的文档的集中位置。通过使用文档库，团队成员可以进行更改和备注，从而促进团队协作。如果启用了版本控制，成员可以在惟一的版本号下保存文档，从而记录文档更改历史。可以在文档库中锁定文档，从而多个用户不能同时修改它们。根据 Document Library 管理员授予的访问权限，成员可以阅读、编辑或删除文档，以及创建和删除文件夹。简单的工作流使您可以实现草案审批流程。文档库还可以位于 Team Space 中。

在下图中，Acme Sales Analysis Team Space 是通过 Sales Team 模板新建的；该模板可以包括专门为销售团队使用而设计的 portlet 和页面。Workplace Services Express 引入了文档分类功能，其允许自定义的文件夹层次结构。在图 3 中，Sales Team Space 的 Documents 选项卡中已经创建了默认文档分类。

Team Project 模板
Team Project 的主页提供了 portlet，如 Announcements、FAQs 和 Links，还有列出项目团队成员的 Members portlet。后面的页面和 portlet 遵守有益于项目团队成员使用的特定格式。例如，处理重要任务分配以及跟踪团队日历的 portlet 位于紧跟在主页后面的 Schedule 页面中；此页面提供项目的中心和组织。其他页面和 portlet 提供可以用于达到项目团队目标的特定通信机制和工具（Discussion portlet、集中式 Document 存储和聊天室）。

Team Project 模板包含下列页面和 portlet：

Sales Team 模板
Sales Team 模板提供了团队中、部门中或其他实体中所有销售人员的确定结构，从而他们可以立即说明和执行他们的目标，以及跟踪团队任务、客户联系列表、潜在客户等。主页包含 Members portlet，其标识团队的成员（由 Team Space 创建者或管理员定义）。

该模板包含预定义的文档分类（文件夹），该文档分类专门设计用来存储与销售计划关联的所有文档（例如，预测、前景、陈述、销售方法，等等）。有关与 Sales Team 模板关联的文档分类的例子，请参见图 3。

Sales Team 模板包含下列页面和 portlet。

Marketing Team 模板
此模板为营销团队提供用于存储和共享数据的预定义基础设施，如市场调查、商标、包装设计、营销策略，等等。

与其他模板相似，Marketing Team 模板提供方法来说明和更新任务、分配、里程碑及其他，以助于确保对项目的跟踪。团队成员可以通过讨论和聊天功能就营销的各个方面维持高级别的通信。

Marketing Team 模板包含下列页面和 portlet。

Human Resources Team 模板
此模板包含的许多 portlet/页面与上面描述的模板相同，它的文档分类提供了有用的 HR 材料分类，如广告活动、人才招聘会、招聘工具和管理培训。

该模板还包含标准通信和日程安排程序 portlet 和页面，以确保所有团队成员保持跟踪他们的计划以及互相追随。

Human Resources Team 模板包含下列页面和 portlet。

Customer Support Team 模板
此模板的主页提供了 FAQ、公告通信方法以及与 Customer Support 部门中人员之间的有用链接。还有一个 Issues portlet，用于跟踪问题以及以前引用的标准 portlet/页面。

Customer Support 成员电话安排和计划的 Vacation 可以在 Schedule 选项卡中进行跟踪。

Customer Support Team 模板包含下列页面和 portlet。

有关开发和部署通过 Workplace Services Express 模板创建的应用程序的信息，请参阅 developerWorks 中的“Developing and deploying collaboration applications with IBM Workplace Services Express”一文。

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Document Manager Desktop Components

Workplace Services Express 的一个灵活的新功能是 Document Manager Desktop Components 应用程序，它为您提供一种简便的方法，以使用计算机上安装的桌面应用程序来处理文档库中存储/共享的文档。

注意：此功能仅能用于 Windows 工作站上的用户。

通过 Document Manager 界面，可以查看和处理 IBM Workplace Collaboration Services 中的文档库。Document Manager portlet 位于 Document Library 编录中的每个库中。Workplace Services Express 中也提供了此功能（例如，可以在前面的 Team Space 模板描述中看到它）。

在计算机上安装 Desktop Components 后，可以在特定应用程序内直接访问文档库中的文件。Document Manager 的特定菜单可以显示在计算机上安装的 Microsoft Office 应用程序中，包括 Microsoft Word、Microsoft Excel 和 Microsoft PowerPoint。Desktop Components 提供与 Windows Explorer 以及 Microsoft Office 应用程序的集成。

可以通过 Portal Document Manager（PDM）浏览器插件或通过下载可执行程序并手工运行它来安装 Desktop Components。在 Team Space 的 Documents 页面或在 Document Library 中，单击 Tools 按钮并在弹出菜单中选择 Install Desktop Components。屏幕会显示安装选项：Install Now 和 Download。Install Now 选项触发浏览器插件，其自动安装 Document Manager Desktop Components（默认目录：C:\Program Files\IBM\WP Document Manager\）并配置默认桌面设置。

如果选择 Download，会将 dmdiinst.exe 文件下载到客户机计算机，您可以以后通过可执行程序手工运行安装程序。

注意：Download 过程不使用 PDM 浏览器插件，也不提供默认配置设置。它实际上需要更多手工操作。选择 Tools - Install Desktop Components 时，Desktop 安装屏幕中有到逐步安装说明的链接。

默认情况下启用浏览器插件，但是在文档库的 Configure 模式下时管理员可以将其禁用。禁用浏览器插件后，在界面上将看不到 Install Now 选项，只有 Download 选项。

安装 Desktop Components 后，可以在 Microsoft PowerPoint 中创建一个文件，然后将其上载到文档库以与其他人共享。要在 PowerPoint 中上载文件，在 PowerPoint 的菜单中选择：File - Document Manager - Add To Library。

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Palette 和 Lists portlet

Workplace Services Express 引入了 Palette，一个滑动面板，从中可以选择要向页面添加的 portlet。要向任何 Team Space 或其他 Portal 页面添加 portlet，单击 Palette 选项卡。Palette 显示可以选择的 portlet。在控制板中可以选择 Portlets 标题栏或 Lists 标题栏。每一个都可以扩展来显示可用 portlet。

说到 Lists，Workplace Services Express 引入了 Lists portlet，它们是小的应用程序，提供快捷的方法以在 Team Spaces 和其他 Portal 页面中发布公告、提供常见问题和答案、跟踪问题并区分其优先级、记录出勤、提供重要的 URL，等等。例如，可以单击 Lists 标题栏（图 6 中所示），然后将 FAQs portlet 拖放到 Team Space。

根据需要，可以配置 Lists portlet 进行交互操作。例如，项目领导者可以请求并收到团队成员关于某个主题的快速反馈，如他们即将休假的时间。

有关 Lists portlet 的详细信息，请参阅 developerWorks 中的“Introduction and guide to Lists portlets in IBM Workplace Services Express 2.0”一文。

Palette 最初包含默认 portlet，但是管理员可以向控制板中添加其他所需的 portlet。每个用户都可以更改他们的 Palette。可以添加到给定 Portal 页面或 Team Space 的任何 portlet 都可以存放在 Palette 中以便以后使用。重要的是，要注意在一个页面中包含许多 Lists portlet 会大大降低性能。另外每个 Lists portlet 中的项目数也应该相对较少。

Portlet 拖放

如前所述，Workplace Services Express 为用户引入了新的方法来定制所看到的内容。可以通过单击并拖动 Portlet 标题栏到页面中希望的位置，来重新配置 portlet 在 Team Space 或其他 Portal 页面中的位置。拖动过程中会显示透明图标来显示松开鼠标按钮时 portlet 的放置位置。出现水平线时，如果愿意，可以将 portlet 放置在该位置。

管理员可以将 portlet 锁定到特定位置，从而您无法重新配置特定 portlet 的位置。例如，Search 页面上的 Search portlet 就是锁定的；单击并拖动 Search portlet 的蓝色标题栏时，portlet 会随着鼠标指针移动，但是当试图将其放置到页面上的另一个位置时，它会弹回原始位置。同样地，如果将 portlet 拖到管理员已经锁定的区域中，当您试图将其放下时，该 portlet 会弹回其原始位置。

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Mail portlet

Workplace Services Express 包含预定义的 portlet，使您可以访问现有邮件、日历和通讯录信息。要配置邮件及其他协作 portlet，必须具有建立好的后端邮件服务器，如 Microsoft Exchange 或 Lotus Domino 的受支持版本。其中一些邮件选项包括：

• Domino Web Access portlet 允许查看基于 Domino 的邮件文件（如果基于 Domino Web Access 模板设计）以及接收、创建和发送邮件消息。
• Consolidated Mail Client 使您可以使用 Web 浏览器或无线电话执行标准邮件功能。可以发送和接收邮件（和附件）以及管理接收的消息。
• IBM Internet Mail Box 连接 IMAP 或 POP3 基于 Internet 的邮件服务器，以使用 Web 浏览器或无线电话接收、创建和发送 Internet 邮件。

注意：如果您是国际用户且连接 IMAP 或 POP3 邮件服务器，则使用 IBM Internet Mail Box portlet，而不用 Consolidated Mail Client，可以查看母语形式的邮件 portlet 内容。

Microsoft Exchange Mail portlet 连接 Exchange 5.5 和 2000 服务器，允许查看、接收、创建和发送邮件消息。

在所选 portlet 的 Configure 模式下，Workplace Services Express 管理员可以创建凭证槽或使用现有凭证槽（credential slot）来访问后端邮件服务器，以及选择后端邮件服务器使用的协议（如 Exchange 5.5、Exchange 2000、IMAP 或 POP3）。高级模式还使管理员可以在 portlet 中启用其他功能，如使用 Document Manager 来保存和附加文件，在新邮件中使用富文本内容以及以 HTML 形式查看附件。

可以将 Mail portlet 添加到任何页面，但建议您应该将它们添加到 Mail 选项卡中。添加 portlet 之前，管理员必须如上所述配置与后端邮件服务器的连接。

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People Finder 和 Instant Contacts

与其他 IBM Workplace 和 WebSphere Portal 产品一样，Workplace Services Express 提供了一种简便的方法，可以通过 People Finder 找到同事并在线与其联系。Workplace Services Express 在用户界面的右上角还包含在线状态指示器，从而您无论在门户网站什么位置都可以更改在线状态。

Instant Contacts portlet 使您可以创建和组织自己的经常联系人员的列表，从而可以通过启动在线聊天会话来即时地联系项目团队成员。整个 Workplace Services Express 内还实现了 Live Names 功能，从而当您看到某个名称时，您将可以获得指示，了解当前该人员是否在线。

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用户定制

本文中提供了许多关于单个用户如何定制他们的界面、内容、格式、工具和列表的例子。My Workplace 页面中的 Getting Started portlet 为您提供了定制工作区域、创建 Team Spaces、创建页面等的方法。各种页面中都直接显示了用户容易理解的说明。

您在 Workplace Services Express portlet 中可以执行的许多操作都取决于管理员最初授予您的访问级别。例如，对于特定 portlet 或 Team Space 或文档库，可以有 Reader、Author、Editor 或 Manager 访问权限。所具有的访问权限类型取决于正在访问的内容。有关详细信息，请参考 IBM Workplace Services Express InfoCenter 中的“Access to applications and components”主题。

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性能注意事项

遵循为 Workplace Services Express 2.0 建立的指导非常重要。服务器部署应该计划最多 750 个注册用户，最多 75 个并发用户。部署的 Workplace 应用程序（Team Spaces 和文档库）不应超过 15 个。如本文前面所述，页面上的 portlet 越多，服务器中的负担越重；因此，建议一个门户网站页面上应该仅包含几个 Lists portlet。有关更多 Workplace Services Express 性能信息，请参阅 IBM Support 技术说明“Workplace Services Express: Tips for improving performance”或参考 IBM Workplace Services Express InfoCenter 以查看性能注意事项文档。

当评估 Workplace Services Express 服务器上可以放置多少用户时，可以使用这些建议作为一个起点。确定 Workplace Services Express 是否是您企业的最佳解决方案时，还要考虑其他许多注意事项。例如，如果不使用 People Finder 和 Instant Contacts portlet，建议您将其从一些或所有门户网站页面中删除，或者限制仅特定用户可以访问这些 portlet。

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结束语

Workplace Services Express 可以帮助连接几乎可以从任何地方访问的一个位置中的用户、数据和应用程序。我们希望本文可以帮助您更好地了解这个产品。参考资料部分列出了关于 Workplace Services Express 的更多信息。阅读完本文后，您可以接着阅读 Best Practices document (PDF file download)。

参考资料

• 您可以参阅本文在 developerWorks 全球站点上的 英文原文 。
  
  
• 有关 Workplace Services Express 中 Lists portlet 的详细信息，请参阅 developerWorks 中的“Introduction and guide to Lists portlets in IBM Workplace Services Express 2.0”一文。
  
  
• 有关在 Workplace Services Express 中创建应用程序的信息，请参阅 developerWorks 中的“Developing and deploying collaboration applications with IBM Workplace Services Express”一文。
  
  
• Workplace Services Express product documentation 可以帮助您开始安装和配置 Workplace Services Express。
  
  
• 要了解关于 Workplace Services Express 的更多信息，请访问 developerWorks IBM Workplace resource center。
  
  
• 通过参与 developerWorks blogs 加入 developerWorks 社区。
  
  
• 在 Developer Bookstore 的 Lotus 区中购买 打折出售的 Lotus 书籍。
  

关于作者

		Ellen Tiberi 是 IBM Lotus Software Support 的 Knowledge Management 团队的一名成员。自从 1991 年以来，她就一直担任技术编辑，现在为下列产品编辑、出版或偶尔撰写技术说明：Workplace Services Express 及其他 Workplace 产品、Lotus Notes/Domino，以及与 IBM WebSphere Portal 一起使用的 Lotus Collaborative Portlets 和 Components。

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